四川省教育廳 四川省檔案局

關于印發《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》的通知

　　各市(州)教育行政部門、檔案局，各高等學校：

　　現將《四川省< 高等學校檔案管理辦法>實施細則》印發你們，請各高等學校結合本校實際，認真貫徹執行。

　　四川省教育廳 四川省檔案局

　　2017年2月13日

　　四川省《高等學校檔案管理辦法》實施細則

　　第一章 總則

　　第一條為進一步加強新形勢下高等學校(以下簡稱高校)檔案工作，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，結合實際，制定本實施細則。

　　第二條本實施細則所稱高校檔案，是指高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新等活動中直接形成的對師生、學校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條 高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業科學發展的重要依據，高校應維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。

　　第四條高校檔案工作是學校重要的基礎性工作，高校應將檔案工作納入學校整體發展規劃，實行統一領導、統一管理，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為學校的改革發展提供有效服務。

　　第五條高校應將檔案工作納入領導議事日程，納入人員崗位職責，納入學校管理有關工作計劃、工作流程，建立健全檔案管理制度和檔案工作檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，開展檔案工作規范化管理。

　　第六條 四川省教育廳主管全省高校檔案工作,四川省檔案局負責對全省高校檔案工作進行業務指導、監督和檢查。

　　第二章 機構與職責

　　第七條 高校應建立在校長領導下，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等(以下簡稱各部門)專兼職檔案人員為基礎的高校檔案工作體系。

　　第八條 高校檔案工作由高校校長領導，其主要職責是：

　　(一)貫徹執行有關檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度;

　　(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，列入工作考核檢查的內容;

　　(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費;

　　(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　第九條 主管檔案工作校領導協助校長負責檔案工作，其主要職責是：

　　(一)制訂實施學校檔案工作中長期發展規劃;

　　(二)組織協調學校檔案機構和全校各部門的檔案工作，確保檔案管理工作的有效運行和科學發展;

　　(三)聽取檔案部門工作匯報，研究并協調解決檔案工作中的重大問題，為學校檔案工作的發展創造良好條件;

　　(四)監督檢查學校檔案工作，組織開展學校檔案工作評估。

　　第十條 高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高校應設立獨立的檔案館，其內部機構設置由學校根據實際情況確定。

　　(一)建校歷史在50年以上;

　　(二)全日制在校生規模在1萬人以上;

　　(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。

　　未設立檔案館的高校應設立綜合檔案室。綜合檔案室可單獨設立，也可設立在校長辦公室。

　　高校應成立由校長為主任委員、主管校領導和相關校領導為副主任委員、相關職能部門負責人組成的學校檔案工作委員會，作為學校檔案工作的組織、協調和咨詢機構。

　　第十一條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應具備符合要求的檔案用房和設施設備。實行多校區管理的高校、高校附屬單位(包括附屬醫院、校辦企業等)可以根據實際情況設立檔案分室。

　　第十二條 高校檔案機構是學校檔案工作的業務管理部門，對全校檔案工作進行組織、協調和管理。其主要職責是：

　　(一)貫徹執行有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃高校檔案工作;

　　(二)擬訂高校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實;

　　(三)組織協調各部門檔案工作，對檔案分室進行業務指導、監督和檢查;

　　(四)負責征集、接收、整理、鑒定、統計、保管高校的各類檔案資料;

　　(五)編制檢索工具，編研、出版檔案和校史資料，開發檔案信息資源;

　　(六)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

　　(七)開展檔案的開放和利用工作;

　　(八)開展高校檔案工作人員的業務培訓;

　　(九)利用檔案和校史資料開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮其文化教育功能;

　　(十)開展國內外檔案管理、校史工作學術研究和交流活動。

　　有條件的高校檔案機構，應積極申請創設愛國主義教育基地和文化素質教育基地。

　　第十三條 高校檔案館設館長1名，根據需要可以設副館長1至2名。綜合檔案室設主任1名，根據需要可以設副主任1至2名。

　　檔案館館長、副館長和綜合檔案室主任、副主任(以下統稱高校檔案機構負責人)，應具備以下條件：

　　(一)熱心檔案事業，一般應具有高級專業技術職務任職經歷;

　　(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神;

　　(三)年富力強，身體健康。

　　第十四條 高校應為檔案機構配備專職檔案人員，其崗位人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

　　高校各部門應配備專職或兼職檔案人員，兼職檔案人員應在崗位職責中明確其檔案工作任務，并保持相對穩定。

　　第十五條高校各部門負責人應對本部門歸檔文件的完整性和系統性負責。各職能或承辦部門文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。各部門兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

　　第十六條 高校檔案人員應遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

　　第十七條 高校檔案機構中的專職檔案人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校同級別教學、科研和管理人員同等待遇。

　　第十八條高校對長期接觸有毒有害物質的檔案人員，應按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并按照有關規定予以補助。

　　第十九條 高校對檔案人員中的涉密人員，應按照有關規定予以專項補助。

　　第三章 收集、整理與歸檔

　　第二十條 高校應制定或修訂各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，做到應建盡建、應收盡收、應歸盡歸。

　　第二十一條 高校文件材料的歸檔范圍主要包括：

　　(一)黨群類：主要包括高校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與高校關于黨群工作的文件材料。

　　(二)行政類：主要包括高校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要;上級機關與高校關于行政管理的材料。

　　(三)學生類：主要包括學生的入校前檔案、報考登記表、學生(學員、學籍)登記表、體檢表、成績表、畢業生登記表、授予學位決定、獎懲記錄、黨團材料等應歸入學生檔案的材料。

　　(四)教學類：主要包括反映高校教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

　　(五)科研類：主要包括反映高?？蒲泄芾?、課題立項、研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報、推廣應用等科研活動的文件材料。

　　(六)基本建設類：主要包括反映高?；窘ㄔO項目管理和項目的提出、調研、可行性研究、勘察、測繪、設計及審批文件,招投標文件與合同書,施工、監理、竣工驗收、工程創優等文件材料。

　　(七)儀器設備類：主要包括高校儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料。

　　(八)產品生產類：主要包括高校在產學研和職務成果轉化過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　　(九)出版物類：主要包括高校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　(十)外事類：主要包括高校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;高校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;高校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學等相關材料;高校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

　　(十一)財會類：主要包括學校在會計活動中形成的財務管理、財務預算、會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等文件材料。

　　高?？梢愿鶕W校實際情況確定文件材料的歸檔范圍。

　　第二十二條 高校應加強“三重一大”(重大問題決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用)及重大活動檔案管理工作，確保檔案的齊全完整。

　　第二十三條 高校教職員工從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的應歸檔的文件材料，應按照規定及時移交，任何個人不得據為己有。

　　對于教職員工在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。

　　第二十四條 高校應制定相關制度和辦法，加強與學校有關的各種檔案史料的征集。

　　既是文物和圖書，又是檔案的各類材料，高校檔案機構應與博物館和圖書館等部門開展業務協作，推進文物、圖書、情報與檔案資源共享。

　　第二十五條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統，載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。

　　第二十六條高校實行文件材料形成單位、課題(項目)組立卷的歸檔制度。各部門、課題(項目)及專項工作專兼職檔案人員應按照國家或行業的有關規定將文件整理后歸檔。

　　第二十七條 高校文件材料歸檔時間為：

　　(一)黨群類、行政類、產品生產類、出版物類、外事類、儀器設備類文件材料應在次學年6月底前歸檔;

　　(二)教學類文件材料一般在次年6月底前歸檔，其中，畢業研究生的學位論文、學位評審材料和各類學生的學籍卡(或成績單)、取得畢業資格學生電子注冊名單(光盤)、畢業生集體照片、學位委員會授予學位清冊應在學生畢業后6個月內歸檔;

　　(三)科研類文件材料應在項目完成后2個月內歸檔;

　　(四)基本建設類文件材料應在項目完成后3個月內歸檔;

　　(五)學生類文件材料應在形成后2個月內歸檔;

　　(六)重大活動檔案應在活動結束后2個月內歸檔。

　　第二十八條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由學校會計管理機構臨時保管1年，再移交高校檔案機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應經學校檔案機構同意。

　　高校會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過3年。臨時保管期間，會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　第四章 保管與保護

　　第二十九條高校檔案機構應采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應及時數字化，加工成電子檔案保管。

　　第三十條高校應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定銷毀。經鑒定，仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限;對保管期滿確無保存價值的檔案應填寫銷毀清冊，經校長或主管檔案工作校領導批準后進行監督銷毀。

　　第三十一條 高校檔案機構應按照國家有關規定填報高校檔案工作年報及有關統計報表;建立檔案工作統計臺賬。

　　第三十二條 高校應開展檔案安全保密檢查，嚴防檔案損毀和失泄密等事件發生，確保檔案實體和檔案信息的絕對安全。

　　第三十三條 高校應建立檔案安全應急處置協調機制和檔案安全應急管理制度，防止突發事件和自然災害對檔案造成毀滅性的破壞，提高高校檔案抗風險能力。

　　第五章 利用與公布

　　第三十四條 高校檔案機構應按照國家有關規定公布檔案。未經高校授權，任何組織或個人無權公布學校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外公布：

　　(一)涉及國家秘密的;

　　(二)涉及專利或者技術秘密的;

　　(三)涉及個人隱私的;

　　(四)檔案形成單位按規定限制利用的。

　　第三十五條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已開放的檔案。

　　境外組織或者個人利用檔案的，按照國家和學校有關規定辦理。

　　第三十六條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應經學校保密工作部門批準。

　　第三十七條 高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應經檔案機構負責人批準。

　　加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

　　第三十八條 高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

　　社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應優先提供。

　　第三十九條高校檔案機構應設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為利用檔案創造便利條件。

　　第四十條 寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如需向社會提供利用，應征得寄存者同意。

　　第四十一條高校檔案機構應采取多種形式(如舉辦檔案展覽、制作電視節目、發行音像制品、建設檔案網站等)，積極開展檔案宣傳和校史研究工作，參與校園文化建設。有條件的高校，應在相關專業開設有關檔案管理的選修課。

　　出版檔案史料和公布檔案，應經檔案材料形成單位同意，并報請校長批準。

　　第六章 條件保障

　　第四十二條高校應將檔案機構在檔案征集、搶救保護、安全保密、數字化建設、現代化管理、提供利用、編輯研究、陳列展覽、設備購置和管理維護等方面的經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

　　第四十三條高校應為檔案機構提供專用的、符合檔案保管要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103)《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)的要求及時進行改擴建或者新建。

　　存放涉密檔案應設有專門庫房或專柜，由專人負責管理。

　　存放聲像、電子等特殊載體檔案，應配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

　　第四十四條 高校應將檔案信息化納入學校信息化建設總體規劃，設立專項經費，配備所需設備設施，加快數字檔案館(室)建設。

　　第七章 獎勵與處罰

　　第四十五條 高校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或個人，應給予表彰與獎勵。

　　(一)在檔案管理和服務各項業務工作中成績顯著的;

　　(二)在校史研究、展覽和教育活動中成績顯著的;

　　(三)在檔案理論、技術和方法研究中成績顯著的;

　　(四)將重要或珍貴檔案捐贈給高校檔案機構的;

　　(五)在同違反檔案法律法規行為斗爭中表現突出的。

　　第四十六條 有下列行為之一的，高校應對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

　　(一)不按規定歸檔，拒絕歸檔或將檔案據為己有的;

　　(二)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案的;

　　(三)涂改、偽造檔案或擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的;

　　(四)擅自提供、抄錄、復制檔案或公布未開放檔案的;

　　(五)出賣或者違反國家規定轉讓、交換以及贈送檔案的;

　　(六)未配備確保檔案安全保管的設施設備，或明知所保管的檔案面臨危險而不采取措施，導致檔案安全事故發生的;

　　(七)檔案安全事故發生后，不及時組織搶救或隱瞞不報、虛假報告或不及時報告，阻撓有關部門調查的;

　　(八)其他違反檔案法律法規的行為。

　　第八章 附則

　　第四十七條 本實施細則適用于四川省各類高校。

　　第四十八條 高?？筛鶕緦嵤┘殑t制訂具體的實施意見。

　　第四十九條 本實施細則自公布之日起30日后施行，有效期5年。

　　第五十條 本實施細則由四川省教育廳、四川省檔案局負責解釋。

　　四川省高等學校檔案工作規范化管理標準.doc