第一章 總則

　　第一條為了貫徹落實教育部《普通高等學校學生管理規定》，做好普通高校學生檔案管理工作，促使我省普通高校學生檔案管理工作規范化、制度化，根據《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》等法律、法規，結合我省實際，特制定本辦法。

　　第二條學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學?？疾?、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

　　第三條 學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學生檔案管理必須實行集中統一管理的原則。確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。

　　第二章 檔案管理職責

　　第四條高校要加強對學生檔案工作的領導，學生檔案形成部門，分管檔案工作的校領導，要將學生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工作，為學生檔案管理創造良好的工作環境和條件。

　　第五條學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作量大。為加強管理，學校應根據學生數量成立學生檔案管理機構，配備專職人員負責學生檔案管理工作。有檔案館的高校，原則上應在檔案館下設專門學生檔案科室統一管理。

　　第六條普通高校本(專)新生檔案，由招生就業部門統一接收、匯總、整理后按專業登記造冊(一式兩份)移交學生檔案管理部門。博士、碩士研究生入學檔案由研究生部統一接收、匯總、整理后按專業登記造冊(一式兩份)，移交檔案管理部門。

　　第七條學校的院(系)、處、室、部要做好學生在校期間形成的檔案材料的收集整理工作，在材料形成后一個月內，移交校學生檔案管理部門，并協助檔案管理部門做好歸檔工作。畢業生的檔案材料應在每年畢業生派遣前半月內向檔案管理部門歸檔完畢。

　　第八條 學生檔案管理部門工作職責

　　(一)接收、鑒別和整理學生檔案材料;

　　(二)辦理學生檔案的查閱、借閱;

　　(三)辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況;

　　(四)做好學生檔案的安全、保密、保管工作;

　　(五)制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作;

　　(六)辦理其它有關學生檔案事項。

　　第三章 檔案歸檔范圍及分類

　　第九條 歸檔的學生檔案，必須真實地、歷史地、全面地反映學生的成長過程及其有關情況，對部門及個人當前和長遠具有參考價值和憑證作用。

　　第十條 學生檔案的歸檔范圍及其分類

　　第一類 學生登記表、畢業生登記表;

　　第二類 鑒定、考核、考察材料;

　　第三類 學生成績卡(表)、授予學位決定、學籍異動材料;

　　第四類 加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料;

　　第五類 獎勵材料(含三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等登記表);

　　第六類 處分材料(包括個人檢查、調查報告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等);

　　第七類 出國留學材料;

　　第八類 學生入學及畢業體檢表 ，大學生體質健康標準登記卡片或免予執行體質健康標準申請表;

　　第九類 有工作經歷的個人人事檔案材料;

　　第十類 其它可供學校及社會錄用人才時參考的材料。

　　第四章 檔案收集與管理

　　第十一條 學生檔案形成部門要重視學生檔案的日常收集、積累工作，要將真實反映學生德、智、體方面的材料及時收集歸檔。

　　第十二條 學生檔案管理人員要將收集的材料，認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經組織審查蓋章后方能歸檔。

　　第十三條 不屬于規定歸檔的材料，經過鑒別，可視情況分別處理，凡不應歸檔的退還形成材料的單位處理。

　　第十四條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。檔案入庫前，要更換統一和規范的學生檔案袋。

　　第十五條 學生檔案材料，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第十六條學生檔案信息記載要準確、規范。學生及學校在填寫學生履歷等表格時，學生姓名書寫要準確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、畢業證、學位證、畢業生派遣證、學籍卡上的姓名應一致，各種表格上的姓名、出生年月應一致。反映聲像特征的照片要求是近照;反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

　　第十七條 研究生錄取時，應將其考研前的人事檔案材料收集齊全，移交學生檔案管理部門，檔案管理部門要對歸檔的檔案進行認真地清理和簽收。

　　第十八條 因病休學學生的檔案應作非在校學生檔案妥善保存，復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

　　第十九條 留級的學生檔案，每學年在接到教務處通知后，立即將其檔案轉到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。

　　第二十條 退學的學生檔案，按其有關規定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

　　第二十一條學生在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由學校學生檔案管理部門保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業的，檔案即按有關規定轉入其所在單位或居住地的人事部門保管。

　　第二十二條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學校檔案館保管。

　　第二十三條對畢業離校時未落實工作單位的高校畢業生，本人要求人事檔案保留在學校的，按規定保留二年，超過二年的，經當地物價部門批準，按學校所在地人才交流中心檔案管理收費標準，高?？墒杖‘厴I生人事檔案保管費。收取的檔案管理費主要用于畢業生檔案管理的有關支出，不得挪作他用。

　　第五章 檔案保管與保護

　　第二十四條 根據安全保密和便于查找的原則，要對學生檔案進行嚴密，科學地保管。

　　(一)學生檔案要有專門的庫房，要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施。 上述安全設施應該常檢查。

　　(二)要保持庫房的清潔和庫房內適宜的溫、濕度(溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%)。

　　(三)保管學生檔案應建立登記和統計制度，每年核對一次，發現問題及時解決。

　　第二十五條 學生檔案管理部門要不斷研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現化化管理。

　　第六章 檔案利用

　　第二十六條 因工作需要查閱和借閱學生檔案，須遵守下列規定：

　　(一)凡到檔案管理部門查閱學生檔案者，須持各院系及有關部門的介紹信;

　　(二)檔案管理部門，要根據規定和需要提供服務利用;

　　(三)學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由，并經檔案管理部門領導簽字批準，方可出館;

　　(四)學生個人不能查閱自己的檔案材料;

　　(五)查閱學生檔案必須遵守保密制度和查閱規定，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理。

　　(六)檔案管理部門要為畢業生就業提供方便，學校畢業生就業部門需要查閱畢業生檔案的，經學生畢業就業管理部門負責人簽字批準后方可查閱。

　　第七章 檔案轉遞

　　第二十七條 學生畢業后，學校檔案管理部門應按機要件的交送規定，將畢業生檔案及時寄送到畢業生就業報到證上的就業部門(或單位)。

　　第二十八條 本科畢業生考取外校研究生，學生處及各院系應及時通知檔案室將檔案轉至錄取院校。

　　第二十九條 嚴格執行學生檔案轉遞制度，避免產生"無頭檔案"，轉遞學生檔案時應遵守下列規定：

　　(一)學生檔案應通過機要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學生本人自帶;

　　(二)轉出的檔案必須完整、齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;

　　(三)轉出的學生檔案必須按"干部檔案轉遞通知單"的項目詳細填寫，嚴密包封;

　　(四)收到檔案的單位，須核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即寄回，逾期一月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。

　　第八章 考核、獎勵與處罰

　　第三十條 高校學生檔案管理部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對表現突出的部門和人員以及重要的科研成果、管理成果給予表彰獎勵。

　　第三十一條對于利用學生檔案材料營私舞弊的，應視其情節輕重，予以嚴肅處理;對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第九章 附則

　　第三十二條 本辦法適用于普通高等學校國民教育學生檔案管理，成人、自考、網絡、電教等學歷教育的學生檔案管理可參照本辦法執行。

　　第三十三條 高等學校根據本辦法制訂實施細則。

　　第三十四條 本辦法由四川省教育廳負責解釋。

　　第三十五條 本辦法自發布之日起試行。